Régularisation annuelle des charges

En location, le locataire verse chaque mois des provisions sur charges. En fin d’année, le bailleur doit régulariser en comparant ces provisions aux charges réelles.

Principe de la régularisation

• Provisions > Charges réelles → Vous remboursez la différence au locataire
• Provisions < Charges réelles → Le locataire vous règle le complément

La régularisation est obligatoire (art. 23, loi du 6 juillet 1989). Vous devez justifier les charges réelles par les relevés de compteurs, factures, appels de charges de copropriété, etc.

Modèle de courrier/email de régularisation

Ce modèle statique peut servir de base à un courrier ou email de régularisation. Remplacez les champs entre crochets avant envoi.

Objet : Régularisation des charges locatives - [Période concernée] - [Adresse du logement]

[Nom du locataire],

Je vous adresse le décompte de régularisation des charges locatives récupérables pour la période [Période concernée], concernant le logement situé [Adresse du logement].

Charges récupérables réelles sur la période : [Montant des charges récupérables réelles] €
Provisions sur charges déjà versées : [Montant des provisions versées] €
Solde de régularisation : [Solde] € [à régler par le locataire / à rembourser au locataire]

Le décompte détaillé et les justificatifs correspondants [sont joints / sont tenus à votre disposition]. Les pièces justificatives doivent pouvoir être consultées pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte.

Si le solde est à votre charge, merci de prévoir le règlement avant le [date limite de paiement/remboursement à vérifier avant envoi]. Si le solde est en votre faveur, le remboursement ou l'imputation sera effectué selon les modalités suivantes : [modalités à compléter].

La date ou le délai indiqué ci-dessus doit être vérifié avant envoi selon le bail, la situation du dossier et les échanges avec le locataire.

Ce courrier est un modèle informatif à adapter au bail, aux justificatifs et à la situation du dossier. Il ne constitue pas un conseil juridique.

Cordialement,
[Nom du bailleur]

Points à vérifier avant envoi

• Cohérence entre le bail, la période concernée et le mode de charges prévu
• Liste limitative des charges récupérables applicable au logement
• Justificatifs disponibles ou joints au décompte
• Calcul des provisions déjà versées par le locataire
• Adresse du logement et identité du locataire
• Délai indiqué pour le paiement, le remboursement ou l’imputation

Ce modèle est fourni à titre informatif. Il doit être adapté au dossier et ne constitue pas un conseil juridique. En cas de litige, de contestation ou de doute sur la situation, demandez conseil à un professionnel compétent.

Créer une régularisation dans LAVARANG

1. Depuis la fiche du bien, allez dans Charges → Régularisation
2. Cliquez sur Nouvelle régularisation
3. Indiquez l’année concernée
4. LAVARANG pré-remplit le total des provisions versées sur l’année
5. Renseignez le montant réel des charges de la période
6. Le solde est calculé automatiquement (positif = locataire doit payer, négatif = vous devez rembourser)
7. Ajoutez vos notes et enregistrez

Statuts de la régularisation

Statut	Description
Brouillon	En cours de préparation
Envoyée	Transmise au locataire pour information
Soldée	Le solde a été réglé

Charges récupérables

Seules les charges récupérables (listées en annexe du décret du 26 août 1987) peuvent être imputées au locataire :

• Eau froide et chaude
• Entretien des parties communes
• Gardiennage / Digicode
• Ascenseur (entretien, électricité)
• Chauffage collectif
• Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM)

Les travaux, la taxe foncière et les frais de gestion ne sont pas récupérables sur le locataire.

Sources publiques

• Service-Public.fr — Charges locatives récupérables
• Légifrance — Décret n°87-713 du 26 août 1987
• Légifrance — Loi n°89-462 du 6 juillet 1989