Changement de locataire à la sortie : guide

Un changement de locataire lors d’une sortie suit toujours le même fil conducteur : recevoir et qualifier le préavis, fixer la date de remise des clés, réaliser l’état des lieux de sortie, solder le dernier loyer et la quittance, traiter le dépôt de garantie, puis organiser la transition vers le locataire suivant. Ce guide rassemble ces étapes dans un ordre opérationnel, sans allonger la liste inutilement.

Repères généraux. Ce guide présente une méthode opérationnelle et des repères publics. Il ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Vérifiez toujours le bail, le logement et la situation concrète ; en cas de doute, rapprochez-vous d’un professionnel compétent ou de l’ADIL.

Préparer un changement de locataire à la sortie avec Lavarang : centralisez le préavis, l’état des lieux de sortie, le dépôt de garantie et les documents de clôture dans un seul dossier. Créer un compte gratuit.

Changement de locataire : que faire à la sortie ?

Voici la séquence à enchaîner pour qu’un changement de locataire à la sortie se déroule sans pièce manquante.

1. Qualifier le préavis : identifier qui donne le congé, le motif, la date de réception et la date de sortie prévue.
2. Vérifier le dernier loyer : calculer le prorata à facturer, distinguer loyer et charges, préparer la quittance ou un reçu si besoin.
3. Réaliser l’état des lieux de sortie : comparer avec l’état des lieux d’entrée, signer le document contradictoire, joindre les photos datées prévues par votre procédure.
4. Restituer le dépôt de garantie : appliquer le délai applicable (repère général d’un mois, deux mois en cas de retenue justifiée), justifier chaque retenue.
5. Remettre les clés et clôturer le bail : retirer l’accès du locataire sortant, archiver les pièces, préparer la transition vers le nouveau locataire (rédaction du bail, signature, état des lieux d’entrée, premier loyer).

Cette vue d’ensemble sert de fil conducteur ; les sections ci-dessous détaillent chaque étape et rappellent les liens internes utiles.

Initier la sortie

Dans Lavarang, partez de la fiche du bail pour créer un dossier de départ :

1. Depuis la fiche du bail, cliquez sur Départ -> Initier la sortie.
2. Indiquez qui donne le congé : le locataire ou le propriétaire.
3. Sélectionnez le motif de résiliation.
4. Renseignez la date de réception du préavis et la date de sortie prévue.
5. Ajoutez les documents reçus ou échangés, afin de conserver la chronologie du dossier.

Motifs de résiliation disponibles

Motif	Description
Fin de bail normale	Bail arrivé à échéance
Résiliation anticipée	Avant la date de fin prévue
Résiliation à l’amiable	Accord mutuel bailleur/locataire
Expulsion	Suite à décision de justice

Préavis locataire : les premiers contrôles

Avant de planifier la remise des clés, vérifiez la base du préavis :

• la date de réception du congé ;
• le type de location : nue, meublée, mobilité ou autre ;
• la zone du logement, notamment si une location nue est située en zone tendue ;
• les pièces ou mentions qui justifient une réduction éventuelle de préavis ;
• la date de sortie envisagée et la date de fin de préavis calculée.

Repères usuels pour une résidence principale : en location nue, le préavis locataire est généralement de 3 mois, réduit à 1 mois en zone tendue ou dans certains cas prévus par les textes ; en location meublée, il est généralement de 1 mois. Si le congé vient du bailleur, le cadre est différent et doit être vérifié avec une attention particulière au motif et au calendrier.

Lavarang conserve ces dates dans le dossier de bail pour éviter les échanges dispersés entre e-mail, téléphone et fichiers locaux.

Checklist bailleur pour gérer le départ du locataire

Utilisez cette checklist comme fil conducteur jusqu’à la clôture du dossier.

1. Réception et qualification du préavis

• Notez la date de réception du congé dans le dossier.
• Identifiez si le départ est à l’initiative du locataire ou du bailleur.
• Classez le justificatif reçu : courrier, remise en main propre, échange accepté selon votre procédure.
• Vérifiez le type de bail et le délai de préavis applicable à partir des informations déjà enregistrées.

2. Date de sortie prévue et points à vérifier

• Confirmez la date cible de remise des clés avec le locataire.
• Vérifiez le dernier mois à facturer et, si besoin, le prorata à suivre dans votre tableau de paiements.
• Contrôlez les coordonnées du locataire pour l’envoi des documents de clôture.
• Préparez la liste des clés, badges, télécommandes et accès à restituer.
• Rassemblez les documents utiles : bail, état des lieux d’entrée, avenants, photos, justificatifs de travaux ou d’entretien.

3. État des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie doit être préparé avant la remise des clés :

• comparez avec l’état des lieux d’entrée ;
• parcourez le logement pièce par pièce ;
• notez les équipements, relevés de compteurs et observations utiles ;
• ajoutez des photos datées si votre procédure le prévoit ;
• faites signer le document contradictoire lorsque les parties sont présentes.

Ce document devient la base de lecture pour la restitution du dépôt de garantie et les justificatifs à conserver.

4. Dernier loyer, paiement, quittance ou reçu

Le départ du locataire ne supprime pas le suivi du dernier terme :

• enregistrez le dernier loyer attendu et les charges associées ;
• vérifiez le paiement réellement reçu ;
• si le terme est intégralement soldé, préparez la quittance de loyer si le locataire la demande ou si vous l’envoyez habituellement ;
• si le paiement est partiel, conservez un reçu correspondant au montant réellement reçu plutôt qu’une quittance.

La quittance doit distinguer le loyer et les charges. Aucun frais de gestion ou d’édition de quittance ne doit être facturé au locataire.

5. Dépôt de garantie et justificatifs

Le dépôt de garantie se traite après comparaison des pièces du dossier :

• vérifiez le montant versé à l’entrée ;
• rapprochez l’état des lieux d’entrée, l’état des lieux de sortie et les justificatifs disponibles ;
• listez les retenues éventuelles avec leurs justificatifs ;
• suivez le délai de restitution : repère général de 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’entrée, ou 2 mois si des dégradations justifient des retenues ;
• archivez la preuve du virement ou du règlement effectué.

L’objectif est de pouvoir expliquer le calcul de manière simple, documentée et traçable.

6. Remise des clés et transition vers le nouveau locataire

La sortie devient un changement de locataire complet uniquement lorsque la transition vers le suivant est prête :

• organisez la remise des clés à la date convenue, idéalement après signature de l’état des lieux de sortie ;
• désactivez ou limitez l’accès du locataire sortant au portail selon votre organisation ;
• préparez le dossier du locataire suivant : bail à signer, état des lieux d’entrée, premier loyer, dépôt de garantie ;
• archivez l’ensemble des pièces du dossier de sortie pour disposer d’un historique exploitable.

7. Clôture du dossier et archivage

Une fois les étapes précédentes terminées :

• marquez le bail comme clôturé dans Lavarang ;
• archivez les échanges, pièces d’état des lieux, quittances ou reçus, justificatifs de retenue et preuve de restitution ;
• conservez l’historique du dossier pour vos recherches futures et vos exports.

Suivre la clôture dans Lavarang

Une fois la sortie initiée, Lavarang affiche une checklist avec l’état d’avancement de chaque étape :

Étape	À contrôler
Préavis	Date de réception, motif, délai et date de sortie prévue
État des lieux de sortie	Document préparé, réalisé, signé et archivé
Dernier loyer	Paiement enregistré, quittance ou reçu préparé selon le cas
Dépôt de garantie	Montant initial, retenues justifiées, restitution suivie
Remise des clés	Liste des accès restitués, accès portail retiré
Transition nouveau locataire	Bail signé, état des lieux d’entrée, premier loyer enregistré
Clôture	Documents et dossier archivés

Chaque étape affiche un lien direct pour compléter le dossier si une action manque.

Questions fréquentes

Le locataire peut-il partir avant la fin du préavis ?

Le locataire peut remettre les clés avant la fin du préavis, mais le traitement financier dépend du bail, de la date retenue et de la situation concrète. Consignez la date de remise des clés et vérifiez le dossier avant de solder le dernier loyer.

Faut-il envoyer une quittance pour le dernier mois ?

Une quittance atteste qu’un terme est intégralement payé et distingue le loyer des charges. Si le dernier paiement est seulement partiel, utilisez un reçu pour le montant effectivement reçu.

Que conserver après le départ ?

Conservez au minimum le bail, les états des lieux, les preuves de paiement, les quittances ou reçus, les justificatifs de retenue éventuelle sur dépôt de garantie, la preuve de restitution et les échanges utiles à la chronologie du départ.

Voir aussi

• Générer une quittance
• Réaliser un état des lieux de sortie
• Gérer le dépôt de garantie